Akte 2: Geven: Over een weldoordachte gift of de inspiratieloze kadobon
We gaan door op het concept: Feedback is een KADO.
Nagenoeg iedere cultuur kent het ritueel van het uitwisselen van giften. Ze markeren over het algemeen een belangrijke gebeurtenis of overgang, zoals een nieuw huis, geboorte of kennismaking. Het equivalent in organisaties is het gewraakte beoordelingsmoment. Maar of dat altijd een feestje is, is nog maar de vraag…
Voor een goed belichte en afgewogen beoordeling is feedback ophalen een must. Anders leg je je “lot” wel helemaal in handen van je leidinggevende.
In deze tweede akte belicht ik het geven van feedback. Dit is een vaardigheid die gewoon te oefenen valt. En zoals bij iedere skill: hoe meer je oefent, hoe beter hij wordt.
Feedback geven begint bij intentie en de voorbereiding. Een kado wordt gegeven met een onbaatzuchtige intentie. Je hoeft er niets voor terug en het is aan de ontvanger wat hij of zij ermee doet. Het is letterlijk out of your hands. Anders kan je het veel beter een transactie noemen.
En omdat het onbaatzuchtig is, is feedbacktime geen pay-backtime! Als je je al op een ander wilt wreken (waar ik persoonlijk echt niks van begrijp), wees dan een echte vent of chick en ontmoet elkaar met blote vuisten in het fietsenhok… May the best person win.
Over een goed kado is nagedacht. Heb je je ingeleefd in de ander? Geef je iets wat voor de ander van waarde is, al is het voor jouzelf niet zo bijzonder? Gebruik je de juiste woorden in de taal die de ander verstaat, ook als dat niet jouw “native language” is?
Plus: ga jezelf niet indekken voor de emoties of de reactie van de ontvanger. Die zijn namelijk niet van jou. Je praat in het geval van feedback over het algemeen met volwassenen, dus laat die reactie vooral bij hen. Als de ander het overduidelijk lastig vindt om feedback te ontvangen, dan heb je misschien zelfs nog een ontwikkelpuntje te pakken waar je de ander op kan attenderen.
Daarna is de geef-fase aan de beurt. Niet zenuwachtig zijn, daarom heb je je toch eerst zorgvuldig voorbereid?
Ik ben zelf geen fan van de “Hamburgermethode” (compliment, kritische noot, compliment), want dat haalt de kracht uit je boodschap.
Doe het liever volgens de “FBI methode: Deel jouw gevoel (feeling), teweeggebracht door het gedrag (behavior) van de ander om daarna af te sluiten met de impact op jou. Bijvoorbeeld: Ik voel me niet gezien door je, omdat je vaak te laat bent op onze afspraken. Dit zorgt ervoor dat ik niet weet of je onze samenwerking waardeert.
En dan houd je vervolgens je klep dicht. Zo lang als nodig is. Laat jouw woorden eerst maar eens binnenkomen en verwerkt worden bij de ander. Als hij of zij om meer informatie van je vraagt, of een toelichting, kan je in je voorbereiding de de Pyramid Thinking methode van Barbara Minto gebruiken. Hiermee heb de argumentatie achter je feedbackpunten op papier, alsmede de onderbouwing met voorbeelden, onderzoek, etc.etc.
Gebruik nooit de woorden van een ander over de ontvanger. Je bent geen doorgeefluik en je argument wordt ook niet krachtiger als je zegt “en Pietje en Marietje van de administratie denken er net zo over”. Feedback is GEEN groepskado. Of stuur je P&M dan ook nog een Tikkie achteraf?
Plan liever een face to face gesprek met de ontvanger dan de feedback per mail te sturen. Doe dat zonodig achteraf. Woorden op papier zijn hard en halen alle broodnodige mimiek en non-verbale communicatie uit je boodschap. Feedback geven doe je ook niet effe “in het moment” van de ene meeting naar de ander of bij de koffieautomaat.
Het zijn belangrijke boodschappen, dus besteed er (net als bij een kado) zorg aan.
Anders kan je net zo goed een kadobon geven. Het meest ongeinspireerde kado, waarmee je zegt: zoek het lekker zelf uit, ik heb geen tijd om me in jou in te leven…
Tenslotte is het ook belangrijk om maar 1 of 2 (meest) belangrijke ontwikkelpunten van iemand door te geven via feedback. Liever 2 hele goede punten waar iemand wat mee kan, dan een set van halfbakken punten.
Zie het als het verschil tussen een goed, waardevol kado of een bak met 1-euro kadootjes van de Action die in de kliko zullen verdwijnen.
En niet onbelangrijk: geef zeker ook 2 of 3 doordachte en oprechte complimenten!
In akte 3 ga ik verder op de kunst van feedback ontvangen.
